martes, 6 de marzo de 2012

ORIENTACIONES SOBRE ASAMBLEA ORDINARIA DE PROPIETARIOS

ARTICULO SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL

PUBLICADO FECHA:    MARZO DE 2012.

TEMA DE INTERES

"RECOMENDACIONES PARA LA CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia

Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano

Bogotá D.C., 27 Diciembre año 2011.

Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guia Legis sobre Propiedad Horizontal Edición año 2005, Guia Legis sobre entidades Sin Animo de Lucro Edición año 2001, Foro taller sobre explotación económica de los Bienes Comunes – Agosto de 2010 – Taller sobre la convivencia en la Propiedad Horizontal – Octubre de 2011.


Al iniciarse el nuevo año, los Administradores, Miembros del Consejo de Administración, se encuentran ocupados en el proceso de la Convocatoria a la Asamblea General Ordinaria de Propietarios.

La Ley 675 de 2001 “Régimen para la Propiedad Horizontal en Colombia” acerca de la convocatoria a Asamblea General Ordinaria.


ARTICULO 39. REUNIONES.  La Asamblea general se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de éste, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.


Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.


PARÁGRAFO 1.  Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presénciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en éste.

 PARÁGRAFO 2. La convocatoria contendrá una  relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.

ARTICULO 40º. REUNIONES POR DERECHO PROPIO. Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.).


Será igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, sin perjuicio de lo previsto en la presente Ley, para efectos de mayorías calificadas.


ARTICULO 41º. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá validamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.

 Los artículos antes descritos de la Ley 675 de 2001, ofrecen una directriz de la forma y términos para convocar a la Asamblea General de Copropietarios, que debe coincidir con lo estipulado en el respectivo Reglamento de Propiedad Horizontal de cada Copropiedad, ó Centro Comercial.

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA CONVOCAR A LA ASAMBLEA



Ø  El administrador de la Copropiedad, deberá tener actualizado el libro de registro de propietarios que se debe llevar en físico y que la información consignada allí corresponde a la información real y certificada sobre la calidad que ostenta cada propietario y su firma registrada; y se debe tener actualizada la base de datos de su software de contabilidad ó habilitar una base de datos en una hoja de calculo (Excel) ó un libro de trabajo en un programa base de datos (Access); en la cual deberá aparecer lo siguiente:

 ·         Identificación del Inmueble  (dirección, torre, bloque, piso, No. Apartamento –Local, Casa ú Oficina)

·         Nombre Completo é identificación del Propietario.

·         Coeficiente asignado, de conformidad con el Reglamento.

·         Dirección de correspondencia del Propietario y teléfono.

·         Identificación de Depósitos ó parqueaderos en caso de ser parte de la Unidad Privada.

·         Firma del Propietario en el Libro de Registro de Propietarios.


Ø  La Administración previo a la convocatoria deberá tener listo, los informes de los estados financieros con sus respectivas notas, ejecución presupuestal y el proyecto de presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia, así mismo previa a la convocatoria deberá publicar el listado de cartera a corte vencimiento del período presupuestal  y el listado de cartera a la fecha de convocatoria a Asamblea Ordinaria; igualmente en la fecha que se desarrolle el Asamblea, la administración deberá publicar el listado de cartera a la fecha.


Ø  Para la Administración, el Consejo de Administración, el revisor fiscal y el comité de convivencia, se les recomienda que al momento de convocar a la Asamblea, tengan adelantado sus respectivos informes de gestión, explicativo de los estados financieros y proyecto de presupuesto y el dictamen de Revisoría Fiscal. 


Ø  La convocatoria a Asamblea, en principio la debe convocar la Administración con antelación de 15 días a la fecha, para lo cual deberá tener en cuenta la fecha y hora programada para la reunión.


Ø  Sí pasados los tres primeros meses calendario del año en curso, y no ha sido convocada la Asamblea General Ordinaria;  ésta se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes posterior al vencimiento del período presupuestal (puede ser mes de Abril) a las 8:00 p.m. (ó el que defina el Reglamento de Propiedad Horizontal); en las instalaciones de zonas comunes de la Copropiedad ó en el lugar que fije quien convoca, para analizar la situación financiera de la Copropiedad y demás temas potestativos en las decisiones a cargo este órgano, y proceder al estudio y aprobación del presupuesto, el nombramiento del Consejo de Administración ó Comité de Convivencia (sí lo hubiere) y  del Administrador(a), de la Revisoría Fiscal.


Ø  Nota: Para el caso de Convocatoria a Asamblea Extraordinaria; cuando la Administración no la convoca, la podrá convocar el Presidente del Consejo de Administración autorizado por el Consejo.

Ø  Se recomienda que se defina dentro de la Copropiedad, un procedimiento para la acreditación de poderes de representación, a fin que previo al desarrollo de la Asamblea, se hayan acreditado y certificado su autenticidad.

Un modelo de la Convocatoria es el siguiente:


Medellín, ______ de _______ del año_____.

Señores:
COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL ____________
Ciudad.
                                   REF: CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

En mi calidad de Administrador del Conjunto Residencial _________________, ubicado en la ________ No. ____ - ___ de esta ciudad, me permito convocar a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS, a llevarse a cabo el día______ del mes de ______¨del año______ a las ________, en el salón social del Conjunto Residencial; conforme lo establece el artículo _____ del reglamento de Propiedad Horizontal, para tratar el siguiente orden del día:

1.   Llamado a Lista y verificación del Quórum.
2.   Lectura y aprobación del Acta de la Reunión Anterior ó Informe de la comisión verificadora del acta anterior.
3.   Lectura y aprobación del Orden del Día.
4.   Elección y nombramiento del Presidente y Secretario de la Asamblea.
5.   Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea.
6.   Nombramiento de la Comisión Verificadora de la redacción del acta.
7.  Presentación de los informes de gestión por parte de la Administración, Consejo de Administración y Revisor Fiscal.
8.   Presentación y aprobación de los Estados Financieros de la vigencia período 01 Enero al   31 Diciembre del año_______. (anterior)
9.   Presentación y aprobación del Proyecto de Presupuesto para la vigencia 01 de Enero al 31 Diciembre del año _______. (actual).
10.   Nombramiento del Administrador y /o del Consejo de Administración y Revisor Fiscal para el período _________.
11.   Nombramiento del Comité de Convivencia para el período.
12.   Proposiciones y Varios.

La presente convocatoria, se efectúa en los términos del artículo 39 de la Ley 675 de 2001. La Asamblea sesiona y decide sí está representado el _____ % de coeficientes. En caso contrario se realizará segunda convocatoria en la cual entrará a deliberar válidamente con cualquier número de coeficientes representados en la sesión. Recuerde las decisiones adoptadas en la Asamblea obligarán a ausentes, disidentes y los órganos de Administración de la Copropiedad.

En caso de no poder asistir, podrá otorgar poder debidamente constituido  (Anexo se envía modelo de poder).

Atentamente,
Nombres y Apellidos
Administrador(a)


Ø  Se sugiere a la Administración ó el Consejo de Administración, que elaboren un proyecto de reglamento para el desarrollo de la Asamblea, en el que se fije los parámetros para el uso de la palabra y los mecanismos para las votaciones, y las restricciones a morosos de conformidad a la Ley y el Reglamento; este reglamento al momento de la sesión será sometido a consideración de la Asamblea para su aprobación. Lo anterior en sujeción a las normas del derecho privado.



Ø  Señor(a) Administrador (a), recuerde que la convocatoria deberá hacerla llegar a cada uno de los propietarios de la Copropiedad; anexando sí lo desea, los estados financieros con sus notas explicativas, el proyecto de presupuesto, el listado de cartera, los informes de gestión y el modelo del poder de representación; de igual forma deberá publicar el texto de la convocatoria y los anexos (estados financieros, informes, proyecto de presupuesto, etc.) en las carteleras de la Copropiedad.


Ø  Señor(a) Administrador (a), recuerde que para la entrega de la convocatoria, se sugiere elaborar un listado de todas las unidades privadas; para que al momento de entregar los documentos le firmen como constancia de notificación de la convocatoria; de igual forma a los propietarios que vivan fuera de la Copropiedad, debe enviarles por correo certificado la respectiva convocatoria y  sus anexos, dejando constancia que se le notificó por correo a la última dirección registrada por el propietario, como lo indica la Ley.

Ø  Señor Propietario, recuerde que Usted tiene el derecho de Inspección, que podrá ejercer previamente al desarrollo de la Asamblea, lo anterior consagrado en los términos que establece el Código de Comercio; que aplican para la Propiedad Horizontal; y en ejercicio de ese derecho Usted puede inspeccionar los libros oficiales, la documentación, soportes contables y demás documentos de la Persona Jurídica; bajo los parámetros y procedimientos que defina la Administración y el Consejo

                                                        TEMA DE INTERES

“RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS”

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia

Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano



Bogotá D.C., Enero 2012.

Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guía Legis sobre Propiedad Horizontal.

(Actualizado Enero de 2011)

 La Asamblea General Ordinaria ó Extraordinaria de Propietarios; es la máxima autoridad de la Copropiedad, está constituida por el número plural de propietarios de unidades privadas y comuneros de las áreas comunes de la Copropiedad; quienes de forma ordinaria se reúnen por convocatoria de la Administración y de conformidad como lo dispone la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal, para tratar un orden del día en el que se analizaran los aspectos económicos y Administrativos, de convivencia y de gestión del ejercicio correspondientes al año ó período anterior; y se definen las pautas económicas, de organización y los temas prioritarios para el ejercicio en el año ó período vigente.



La Administración de la Propiedad Horizontal y los Miembros del Consejo de Administración, los integrantes del Comité de Convivencia y Los entes de control (revisor fiscal ó auditor interno) tienen la obligación de presentar (conforme el orden del día que se apruebe), y poner a consideración del máximo órgano de dirección de la Copropiedad, entre otros; los informes de la gestión, los estados financieros del ejercicio anterior, el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio vigente, y las postulaciones para conformar los órganos de Dirección, Administración, Control Interno y Convivencia y las proposiciones que serán sometidas a análisis y aprobación para el período del ejercicio vigente.


Que dice la Ley 675 de 2001 “Régimen para la Propiedad Horizontal en Colombia” acerca de la  Asamblea General Ordinaria.


ARTICULO 37º. INTEGRACION Y ALCANCE DE SUS DECISIONES. La Asamblea General la constituirán los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el Quórum y las condiciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal.

Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado.


Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto.


ARTICULO 38º. NATURALEZA Y FUNCIONES. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta Ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:

Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.

1.      Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.

2.      Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.

3.      Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.

4.      Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista,  al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año.

5.      Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.

6.      Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.

7.      Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la presente Ley.

8.      Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta Ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.

9.      Aprobar la disolución y liquidación de la persona Jurídica

10.    Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente Ley.

11.    Las demás funciones fijadas en esta Ley, en los decretos reglamentarios de la misma, y en el reglamento de propiedad horizontal.


PARAGRAFO. La asamblea general podrá delegar en el Consejo de Administración, cuando exista, las funciones indicadas en el numeral 3 del presente artículo.


ARTICULO 45. QUÓRUM Y MAYORÍAS.  Con excepción de los casos en que la Ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión.


Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada.

Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas.


ARTICULO 46º. DECISIONES QUE EXIGEN MAYORIA CALIFICADA. Como excepción a la norma general, las siguientes decisiones requerirán mayoría calificada del setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto:

1.      Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.

2.      Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.

3.      Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.

4.      Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.

5.      Reforma a los estatutos y reglamento.

6.      Desafectación de un bien común no esencial.

7.      Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%).

8.      Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.

9.      Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.

10.    Liquidación y disolución.


PARAGRAFO. Las decisiones previstas en este artículo no podrán tomarse en reuniones no presénciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta Ley.

 ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA

Ø  Se recomienda que previo al inicio de la Asamblea se encuentren publicados en lugar visible dentro de las Instalaciones de la Copropiedad; el orden del día propuesto, los informes de gestión de la Administración, Consejo Administración y Revisoría Fiscal (ó de Control Interno) y  los estados financieros (Estado de Resultados, Balance General, Ejecución Presupuestal), El proyecto de presupuesto, el reglamento para el desarrollo de la Asamblea y el orden de día que será sometido a consideración.

Ø  Con la convocatoria se deben publicar y presentar la relación de deudores en mora a la fecha de convocatoria y con fecha en que se desarrollará la sesión.


Ø  Se recomienda que en la convocatoria, con anticipación, los propietarios que deseen presentar por escrito sus proposiciones y varios (para el punto de proposiciones y varios); sea inscritas con anticipación ante la Administración, para facilitar la organización de la reunión.


Ø  El administrador de la Copropiedad, deberá registrar en una planilla, la participación y verificación del Quórum de la Asamblea,, el revisor fiscal ó los miembros del consejo, previamente deberán acreditar la validez de los poderes de representación; con No menos cinco (05) días de anticipación, para que se validen los poderes.  El día que se desarrolle la sesión de Asamblea de Propietarios, se sugiere que cada propietario ó apoderado en representación de la respectiva unidad privada, registre su firma como constancia de su asistencia (y entregue el Poder debidamente diligenciado en caso de ser apoderado); y registrar su asistencia en la planilla en la cual deberá aparecer la siguiente información:

               ·         Identificación del Inmueble  (dirección, torre, bloque, piso, No. Apartamento –local, No. de casa)

·         Nombre Completo é identificación del Propietario.

·         Coeficiente asignado, de conformidad con el Reglamento.

·         Indicarse en una casilla, sí el participante es apoderado ó no.

·         Casilla para la firma


Ø  Para efecto de orden y mayor celeridad en el desarrollo de la Asamblea, se sugiere que se realice en un salón social ó recinto cerrado, con buena acústica, y tener el apoyo logístico (sonido, video beam, urnas para recolección de votos por coeficiente); así como se hace necesario para la presentación de los informes y proposiciones para que sean de forma didáctica é ilustrativa; de igual forma se debe programar una fracción de tiempo antes de la hora señalada en la Convocatoria, para realizar el chequeo y verificación de la Asistencia y fijar una hora en la cual se cierren las validaciones de los propietarios asistentes, la cual debe realizarla los miembros del consejo, el revisor fiscal ó una comisión designada para ello por parte de la misma Asamblea; y a partir de allí se proceda a realizar la verificación del Quórum y en caso favorable de tener Quórum legal, dar inicio al orden del día propuesto. En caso de que cerrado el termino de verificación de Quórum, se proceda a fijar la nueva fecha de segunda convocatoria conforme lo establecido en el Reglamento y de conformidad con la Ley.

Ø  Es importante que se establezcan procedimientos para la verificación de Quórum a lo largo de la sesión, de forma concreta cuando se proceda a la jornada de votación; para que se acredite la existencia del Quórum Válido para deliberar y decidir.


Ø  Recuerde que en segunda convocatoria la Asamblea General Ordinaria, sesionará válidamente con el número plural de propietarios que asistan a esta, sin otro requisito.  Recuerde que el Administrador, el revisor fiscal no pueden representar con poder a un propietario, de igual forma está prohibición se extiende a los miembros del Consejo saliente, pues únicamente pueden representar su propia cuota ó porcentaje de participación.


Ø  Para el desarrollo de la Asamblea y después a de haber sido aprobado el orden del día propuesto ó habiéndose definido el orden del día, se debe nombrar al Presidente, quién estará a cargo de orientar el desarrollo de la Asamblea, ejercer la imparcialidad y el cumplimiento de las normas y en tal caso del reglamento para la Asamblea, otorgar el uso de la palabra y dar la celeridad al desarrollo de la Asamblea; para el caso del secretario(a) de la Asamblea, se sugiere se nombre al representante de la Administración ú otro participante, quién tendrá a su cargo el archivo de los documentos presentados en la sesión junto con los soportes de la asistencia, la lectura de los documentos, validación de los votos, lectura de las proposiciones, y la elaboración del acta de la sesión y por consiguiente dar fe de lo tratado en la Asamblea.

 
Ø  Cabe destacar, que en algunas copropiedades, se nombra una comisión verificadora del Acta de la Asamblea y sus integrantes tienen la función de verificar el contenido de la misma y presentar un informe en la Asamblea siguiente; sin embargo el órgano que tiene la función de aprobar ó improbar el contenido del Acta es la propia Asamblea de propietarios, en la misma sesión ó en sesión posterior.


Ø  Las decisiones que adopte la Asamblea, constituida válidamente; obligarán, a propietarios presentes, disidentes y ausentes.


Ø  En la verificación del Quórum, deberá quedar como archivo la relación de las planillas de asistencia debidamente firmadas y la relación de los originales de los poderes de representación debidamente firmados y validados ante la Administración y control interno y relacionados en la planilla de asistencia.


Ø  Conforme se indico en artículo anterior, se sugiere que en el orden del día se incluya un punto para la aprobación del Reglamento de la Asamblea, en el cual se fijan algunos procedimientos específicos acerca del uso de la palabra, los mecanismos de votación por coeficientes, el nombramiento de los órganos de dirección y conciliación, el manejo de las proposiciones y varios.


Ø  Las votaciones en la Asamblea, para decisiones económicas, se deberán realizar por coeficientes para el caso de decisiones de carácter económico (para el caso de Copropiedades de Uso de Vivienda ó Mixto); en algunos casos se requiere aplicar mecanismos específicos para el calculo de las votaciones en la toma de decisiones a fin de cumplir lo establecido en la Ley 675 de 2001 y el Reglamento sobre el particular. Para el caso de las votaciones existen diversos mecanismos para facilitar el escrutinio en las votaciones por coeficiente, tales mecanismos son las urnas, la asignación de cartones de un color especifico que indique el coeficiente que representa, entre otros.

Ø   Las decisiones que No impliquen temas relacionados con factores económicos, podrán realizarse por Votación por Unidad Privada, y las decisiones de este tipo están igualmente sujetos a las mayorías calificadas, establecidas en la ley y el Reglamento.

Ø  Las decisiones que se pongan a consideración en las Copropiedades de uso comercial (centros comerciales) serán por el índice de participación ó coeficiente asignado a cada unidad privada representada en la sesión. No se aceptan decisiones para este tipo de Copropiedades por votación nominal ó por aclamación.


Ø  En el desarrollo del orden del día, en especial en los temas económicos como son la aprobación de los estados financiero y del presupuesto de ingresos y gastos del período; se debe acudir a los mecanismos más didácticos posibles; de igual forma para el nombramiento de los integrantes del consejo y del comité de convivencia, se puede acudir al mecanismo de inscripción previa de planchas de aspirantes ante el secretario de la Asamblea.


Ø  Nota: Señor propietario, en la aprobación del presupuesto de ingresos y gastos, tenga en cuenta incluir en el presupuesto el Fondo para Imprevistos y la póliza de seguro para las áreas comunes, considerados obligatorios por la Ley 675 de 2011.


Ø  Recuerde señor Administrador, es la Asamblea de propietarios,  quien tiene facultades excepcionales é indelegables como la fijación de porcentaje de interés por mora inferior al estipulado en la Ley 675 de 2001, el nombramiento del Consejo de Administración, Comité de Convivencia y Revisor Fiscal; de igual manera a la Asamblea de Propietarios, es necesario presentarle el reglamento interno de uso de los bienes comunes y manual para la convivencia; y este órgano debe aprobar los procedimientos de organización interna con el fin de garantizar los mecanismos para llevar debido proceso en las actuaciones actúando en sujeción a los principios del derecho privado y la constitución; así como el valor  de sanciones (multas) por incumplimiento a las obligaciones no  destacando que este tipo de medidas deberán estar sujetas al debido proceso y a garantizar el ejercicio de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política.


                                         ACTAS DE LA ASAMBLEA


En este apartado; se hace una breve reseña, acerca del tema de la elaboración, publicación y validación de las Actas de las reuniones de Asamblea; recuerde que el Acta es el documento público que contiene la reseña de lo tratado y aprobado en la Asamblea, por lo tanto debe ser el documento mejor elaborado y que servirá como título ejecutivo; y al acta de la Asamblea se le deberán incorporar como anexos los documentos que soportan lo tratado en la Asamblea, la asistencia y las proposiciones puesta a su consideración. A continuación veamos que dice la Ley 675 de 2001 sobre el Acta de la Asamblea.


ARTICULO 47º Ley 675 de 2001. ACTAS. Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.


En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.


La copia del acta debidamente suscrita  será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia  o de las actas. El  administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.


PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.


Las Actas deberán ser publicadas en los términos fijados por la Ley; de igual forma sí en la Copropiedad se aplica la imposición de multas por no asistencia a la Asamblea; tenga en cuenta que se debe precisar una reglamentación la cual deberá cumplir con los principios básicos del debido proceso; se sugiere que antes de fijar una multa; se cite a descargos a los propietarios que no asistieron a la Asamblea y posteriormente previo análisis de cada caso en particular y a la luz a lo consagrado en el Reglamento de Propiedad Horizontal ó a mandato de la Asamblea de Propietarios; el Consejo de Administración ó la Administración decidirá la imposición de la Multa por inasistencia de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal de la Copropiedad.


IMPUGNACION DE DECISIONES


De conformidad a lo establecido en la Ley 675 de 2001, cualquier propietario, el administrador ó Revisor Fiscal, tendrá un termino para iniciar proceso de impugnación de las decisiones adoptadas por la Asamblea de Propietarios; en los terminos que establece la misma Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal.


La impugnación la debe adelantar mediante un proceso civil ordinario ante Juez competente, y en él debe indicar de forma clara, precisa y con las pruebas necesarias, la razón y las decisiones adoptadas por la Asamblea que desea impugnar, tomando como prueba fundamental el texto del acta de la respectiva sesión.


Sobre el particular la Ley 675 de 2001, indica los parámetros para la impugnación.


ARTICULO 49º. IMPUGNACION DE DECISIONES.  El administrador, el revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.

  
La impugnación solo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta. Será aplicable para efectos del presente artículo, el procedimiento consagrado en el artículo 194 del Código de Comercio o en las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.


PARÁGRAFO. Exceptúense de la disposición contenida en el presente artículo, las decisiones de la asamblea general, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto en el Capítulo Segundo, del Título II de la presente ley


En líneas generales, son algunas de mis orientaciones y recomendaciones ó sugerencias acerca del desarrollo de la Asamblea General Ordinaria. Espero les sea de mucha utilidad.


Sí desea asesoría sobre el tema  ¡No dude en comunicarse!

  

Edgar Fernando Martínez Z.
Director del Sitio www.admonph.galeon.com
Celulares 301-6146435 / 301-7738219

7 comentarios:

  1. Gracias por sus buenos sus comentarios.

    ¿La Asamblea General Extraordinaria también debe convocarse con 15 días hábiles de anticipación?

    Atte, Édgar Vergara F.

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  2. Cordial Saludo.

    Soy propietario de una casa en un conjunto recidencial, y tambien propietario de una tienda dentro del conjunto, la pregunta que tengo es que un proveedor me va a dar una carpa o parasol para el negocio, pero la administracion me nego esta instalacion, porque no puedo alterar un bien comun; cual es el procedimiento para poder hacer esta mejora al conjunto, ya que esto es para beneficio de los propietarios ya que prestara sombra y proteccion de la lluvia, ademas se encuentra en un sector donde los vecimos comparten comentos y juegos de mesa.

    En espera de sus comentarios y posibles indicaciones, queremos hacerlo de la mejor forma y estando siempre dentro de lo que dicta la norma.

    Muchas Gracias.

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  3. Los copropietarios que no asistan a la Asamblea pueden otorgan poder al Administrador?

    Atte:
    Jaime Pinzón

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  4. Buenas tardes

    Que responsabilidad tiene el concejo de administración, el administrador y el revisor fiscal en vista de que han pasado dos meses despues de los terminos legales para convocar asamblea ordinaria y no lo han echo?, esto tiene alguna sancion al consejo o al adsministrador?

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  5. Buen día:

    Quisiera preguntar sobre el plazo que tiene la administración para entregar los estados financieros y el presupuesto para la asamblea ordinaria, la citación fue hecha desde el día 26 de febrero y la reunión se efectuará el día sábado 15 de marzo, sin embargo, a la fecha no han hecho entrega de esta información. no se debía entregar esta información junto con la citación.

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  6. Buenas Tardes:

    Quisiera saber si en la Asamblea General de Copropietarios el presidente de la Asamblea es el esposo de una persona que es miembro del concejo y por consiguiente esta a favor de ella.
    Primera pregunta: Pueden dos personas por unidad participar en una asamblea, una como miembro del concejo y otra como presidente de la Asamblea.
    Segunda Pregunta: puedo impugnar la asamblea por este hecho?
    mi correo es leonardoreyes_75@hotmail.com

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  7. Una pareja de esposos se postulan para formar parte del consejo de administracion ' cada uno es propietario de un apartamento' esto es viable

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